De Vennootschap Onder Firma “Silica Gel Shop” gevestigd en kantoorhoudende te (7482GW) Haaksbergen, aan het adres Handelsstraat 38 is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals bedoeld en genoemd in deze privacyverklaring.
Verwerking op basis van de grondslag “Uitvoering overeenkomst” en/of “Wettelijke verplichting”
Uitvoering overeenkomst
Silica Gel Shop houdt zich bezig met het vermarkten van droogmaterialen, en dan met name via haar website (en aanverwante contactmogelijkheden) Dit vermarkten geschiedt op basis van gesloten koopovereenkomsten en/of het (offerte)proces dat daaraan vooraf gaat. Ook de opgave van informatie door de klant, met de wens om – indien mogelijk – tot een overeenkomst te komen, kan onder dit (offerte)proces worden geschaard.
Om deze offertes en/of overeenkomsten te kunnen afhandelen, is het voor Silica Gel Shop noodzakelijk gegevens te verwerken. Dit geschiedt op basis van de grondslag “uitvoering overeenkomst”
Deze gegevens die daarbij worden verwerkt kunnen betrekking hebben op bestellingen en/of bedrijven, maar ook kan er sprake zijn van data op basis waarvan individuen kunnen worden geïdentificeerd. Het kan daarbij gaan om
Zonder deze informatie kan de juiste orderinformatie niet worden gekoppeld aan de juiste klant(account) en contactinformatie, waardoor het voor Silica Gel Shop niet mogelijk is om de overeenkomsten op de juiste wijze na te komen en/of de klant van de juiste informatie te kunnen voorzien.
Wettelijke verplichting
Daarbij is het voor Silica Gel Shop op basis van de fiscale administratie- en bewaarplicht noodzakelijk om de gegevens die tot de basisadministratie horen (waaronder gegevens m.b.t. de debiteuren- en crediteurenadministratie, alsmede de in- en verkoopadministratie) gedurende 7 jaren op te slaan en te bewaren. Slechts door verwerking van bovengenoemde gegevens acht Silica Gel Shop zich in staat aan de fiscale verplichting te voldoen.
T.a.v. de beide hierboven genoemde grondslagen verkrijgt Silica Gel Shop deze gegevens wanneer er door een (nieuwe) relatie contact wordt gezocht, dit al dan niet via website, contactformulier van, of (e-mail)correspondentie met Silica Gel Shop, en er door deze relatie gegevens worden verstrekt.
Waar nodig zullen deze gegevens door Silica Gel Shop worden verwerkt.
Verwerking op basis van de grondslag “Toestemming”
Marketinguitingen
Met betrekking tot marketingactiviteiten kunnen door Silica Gel Shop diverse partijen en/of programma’s worden ingezet ten behoeve van bijvoorbeeld de verspreiding van marketinguitingen. Ook via deze programma’s en partijen worden gegevens verwerkt, waarbij er sprake kan zijn van data op basis waarvan individuen kunnen worden geïdentificeerd.
Zonder het gebruik van deze programma’s is het voor Silica Gel Shop niet haalbaar om bestaande en nieuwe klanten aan te spreken.
Voordat tot registratie en verwerking van gegevens t.b.v. deze marketingactiviteiten wordt overgegaan, wordt toestemming gevraagd aan de klant.
Cookies en analyseprogramma’s
Ten behoeve van marketingdoeleinden kan Silica Gel Shop daarbij gebruik maken van (de plaatsing van) cookies en programma’s voor de analyse van de verkregen (cookie)data. Hiermee wordt het voor Silica Gel Shop mogelijk om in bepaalde mate marktonderzoek te doen.
Met analyseprogramma’s is het mogelijk om informatie te verkrijgen die mogelijk kunnen leiden tot de identificatie van enig (natuurlijk) persoon. Om die reden vallen ook deze gegevens onder de werking van de AVG.
Informatie met betrekking tot de cookies die door (of in opdracht van) Silica Gel Shop worden geplaatst en/of worden geanalyseerd, en de gegevens die daardoor vervolgens al dan niet worden verwerkt, vindt u onderaan deze privacyverklaring terug.
Ook hierbij geldt: voordat tot registratie en verwerking van gegevens t.b.v. deze marketingactiviteiten wordt overgegaan, wordt toestemming gevraagd aan de klant.
Hoelang worden (persoons-)gegevens door Silica Gel Shop bewaard
Ingevolge de fiscale wetgeving is Silica Gel Shop verplicht om gegevens gerelateerd aan de boekhouding gedurende 7 jaren te bewaren.
Gegevens die zijn verkregen door het gebruik van analyseprogramma’s worden uiterlijk 50 maanden na registratie verwijderd. Silica Gel Shop stelt deze termijn als redelijk te zien, nu zij deze periode nodig heeft om gevolg te kunnen geven aan de uitkomst van het marktonderzoek en het productassortiment en het beleid daarop aan te passen.
Onderaan deze privacyverklaring is een overzicht te vinden van de gebruikte en geplaatste cookies samen met de bewaartermijn per cookie.
(Persoons-)gegevens die niet van doen hebben met één van bovenstaande opties worden binnen 6 maanden na ontvangst verwijderd of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.
Met wie deelt Silica Gel Shop de gegevens
Voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering is Silica Gel Shop ertoe gehouden derden in te schakelen.
M.b.t. de dienstverlening
Door Silica Gel Shop kan, ten behoeve van de dienstverlening, gebruik gemaakt worden van derden ten behoeve van bijvoorbeeld verzending van pakketten.
Deze partijen hebben (in beperkte mate) toegang tot de gegevens van de relaties van Silica Gel Shop Met deze partijen gaat Silica Gel Shop waar nodig een verwerkersovereenkomst aan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.
M.b.t. de bedrijfsvoering
Door Silica Gel Shop wordt gebruik gemaakt van de diensten en producten van derden. Zo wordt naast het gebruik van administratiesoftware en een externe accountant, een partij ingeschakeld die diensten verleent op het gebied van hosting en onderhoud van de website. Intern maakt Silica Gel Shop daarbij gebruik van onder meer software op het gebied van order / voorraad en zo meer, alsook van programma’s zoals Microsoft Office 365.
Deze partijen hebben (in beperkte mate) toegang tot de gegevens van de relaties van Silica Gel Shop Met deze partijen gaat Silica Gel Shop waar nodig een verwerkersovereenkomst aan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.
M.b.t. marketingactiviteiten
Zoals eerder beschreven worden door Silica Gel Shop bedrijven en/of cookies en/of programma’s ingezet en behoeve van marketingactiviteiten.
Door deze partijen wordt reeds verzamelde data en/of data die wordt verkregen na gebruik ingezet ten behoeve van bijvoorbeeld marktonderzoek en verbetering van website / productassortiment en dienstverlening. Met deze partijen gaat Silica Gel Shop waar nodig een verwerkersovereenkomst aan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen
Andere derden
Zonder toestemming van de relatie van Silica Gel Shop worden er verder geen gegevens gedeeld met andere derden. Enige uitzondering hierop is het geval Silica Gel Shop hiertoe wordt verplicht op grond van een wettelijke bepaling.
Delen van gegevens met partijen buiten de EU
Voor het gebruik van programma’s / partijen wordt door Silica Gel Shop advies ingewonnen bij derden, zoals bijv haar accountant of haar internetmarketingbureau. Indien daaruit het advies volgt om de gegevens te laten verwerken door een partij buiten de EU dan zal met die partij een specifieke verwerkersovereenkomst worden aangegaan.
Nu Silica Gel Shop levert aan klanten buiten de EU zal Silica Gel Shop met de verzendpartners tbv de aflevering gegevens dienen te delen met deze verzendpartners. Voor zover als mogelijk zal Silica Gel Shop zich inzetten voor een deugdelijke verwerking van gegevens door die ingeschakelde partijen.
Beveiliging van gegevens
Silica Gel Shop draagt zorg voor organisatorische en technische maatregelen om (persoons-) gegevens te beveiligen. Zo wordt er onder meer gekeken naar beveiliging van de gegevens die worden ontvangen na gebruik van de webshop en wordt er gebruik gemaakt van een firewall en anti-virussoftware.
Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links (of anderszins) met Silica Gel Shop verbonden zijn. Silica Gel Shop kan namelijk niet garanderen dat deze partijen op de gewenste wijze met (persoons-)gegevens omgaan. Geadviseerd wordt om desgewenst van deze derde partijen de privacyverklaring te raadplegen om na te kunnen gaan hoe zij met gegevens omgaan.
Uw rechten met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens
Ingevolge de Algemene Verordening Persoonsgegevens heeft u verschillende rechten omtrent uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn hieronder weergegeven. Wanneer u een verzoek en/of opmerking heeft met betrekking tot één of meerdere van deze rechten, dan kunt u zich tot Silica Gel Shop wenden via onderstaande contactgegevens. Uw verzoek verwerken wij binnen 14 dagen.
Per e-mail: klantenservice@silica-gel-shop.nl
Telefoon : +31 (0)85 888 62 88
Post : SILICA GEL SHOP, Handelsstraat 38, 7482 GW Haaksbergen
Recht op inzage
Zo heeft u het recht op inzage in de gegevens die Silica Gel Shop van u beschikbaar heeft.
Recht op correctie, beperking en verwijdering
U heeft ook het recht om de gegevens die Silica Gel Shop van u beschikbaar heeft te laten corrigeren, aan te vullen of in zijn geheel te laten verwijderen.
Met betrekking tot de verwijdering van gegevens dient Silica Gel Shop zich te houden aan de bewaarplicht die haar wordt opgelegd ingevolge de Wet. Silica Gel Shop ontkomt er dan ook niet aan de gegevens die onder deze bewaarplicht vallen te bewaren. Alle (eventuele) overige gegevens worden daarbij – na een uitdrukkelijk verzoek vanuit u – wel verwijderd uit de systemen van Silica Gel Shop.
Ook heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Silica Gel Shop uw gegevens wel bewaart, maar verder niet langer gebruikt. Hiervan kan in meerdere gevallen sprake zijn. Een voorbeeld hiervan is een aan te vangen juridisch proces waarvoor u de gegevens nodig kunt hebben. Wanneer u van mening bent dat u het recht op beperking toekomt, wordt u verzocht contact met Silica Gel Shop op te nemen.
Recht op dataportabiliteit
U heeft daarnaast ook het recht om de persoonsgegevens die Silica Gel Shop van u bewaart te ontvangen in een machine-leesbaar formaat. U kunt deze gegevens daarmee bijvoorbeeld ter bewaring of verwerking opnemen in uw database of die van een derde partij.
Recht op intrekken van toestemming
U heeft het recht om de door u verleende toestemming tot verwerking van bepaalde persoonsgegevens in te trekken. Wanneer u daartoe een verzoek wenst te doen, kunt u ons bereiken via 1 van de bovenstaande contactmogelijkheden.
Klachten & de Autoriteit Persoonsgegevens
Silica Gel Shop hoort het graag wanneer er klachten zijn omtrent de verwerking en bescherming van gegevens. U heeft zelfs het recht om hierover bij Silica Gel Shop een officiële klacht in te dienen. Ook hiervoor kunt u gebruik maken van bovenstaande contactgegevens.
Op grond van de privacywetgeving heeft u daarnaast ook het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons)
Wijzigingen m.b.t. deze privacyverklaring
De inhoud van deze verklaring kan op den duur wijzigen. Silica Gel Shop adviseert dan ook de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Aan de hand van de datum bovenaan de verklaring kan worden afgeleid wanneer de verklaring voor het laatst gewijzigd is.
Vragen?
Heeft u verder nog vragen of opmerkingen over de verwerking of bescherming van uw (persoons-)gegevens dan staan wij u graag te woord. Onze contactgegevens vindt u op pagina 4 van dit document.